Browsing by Author "Umaña Alpízar, Raquel Rebeca"

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Marco de evaluación para soluciones de preservación de documentos digitales en Costa Rica
(2022) Alvarado Cruz, Mariana Alejandra; Hernández Morales, José Antonio; Mondragón Cordero, Kenneth Jesús; Torres Loría, María Nazareth; Vargas León, Jacqueline; Umaña Alpízar, Raquel Rebeca
Actualmente las organizaciones están experimentando un acelerado y constante cambio tecnológico, en consecuencia, es cada vez más recurrente que se generen documentos de archivo digitales que requieren de una adecuada gestión y custodia para garantizar su valor jurídico y evidencial durante el tiempo que sea requerido. Sin embargo, la mayoría de las instituciones y empresas se encuentran adquiriendo sistemas informáticos que no incorporan las funcionalidades necesarias para asegurar la preservación de los objetos digitales a largo plazo, exponiéndose a la pérdida de información y a la imposibilidad de preservar las características de fiabilidad que componen a los documentos de archivo. Es por esa razón, que el presente proyecto de investigación propone un marco de evaluación para soluciones de preservación de documentos digitales. Bajo esa perspectiva, se constituyó una Herramienta de Evaluación Integral (en adelante HEI ) encargada de reunir una serie de requisitos considerados como indispensables y deseables que debe cumplir una solución de preservación de documentos digitales, generando una puntuación con relación al cumplimiento de los requisitos, permitiéndole a las organizaciones tomar una decisión informada y objetiva al momento de elegir entre las diferentes opciones disponibles en el mercado. Por consiguiente, el presente proyecto de investigación puede tener un impacto directo a nivel económico y legal para las organizaciones que decidan implementar la HEI, pues podrán comprobar la idoneidad de cada una de las opciones evaluadas, teniendo mayor seguridad sobre la inversión realizada y sobre el cumplimiento de las funcionalidades requeridas para la preservación de los documentos digitales.
Modelo para autenticar documentos digitalizados para realizar eliminación por sustitución. Caso: expediente de salud.
(2022) Vargas Rodríguez, José Mario; Umaña Alpízar, Raquel Rebeca
La aparición de las nuevas tecnologías ha propiciado la digitalización de documentos como una alternativa al expediente híbrido, no obstante, esta nueva imagen digitalizada carece de valor legal y despierta resquemor en virtud de la facilidad con la que puede ser alterada, por esto se necesita aplicar mecanismos que garanticen que la información digital sea confiable. Es en este punto donde el uso de la firma digital, la certificación y la cadena de custodia archivística se unen para permitir la definición de un modelo para dotar de equivalencia funcional a dichas representaciones digitales, con la intención de sustituir el documento original por uno que sea legalmente válido, con el fin de coadyuvar a la gestión del usuario, así como mejorar la administración en su conjunto.
Propuesta de un sistema de clasificación archivístico por procesos, para las municipalidades de Costa Rica. Caso de estudio: Municipalidad de Desamparados.
(2020) Acuña López, Karol Patricia; Fernández Brenes, Norman Andrés; Umaña Alpízar, Raquel Rebeca
A partir de los datos publicados por la Contraloría General de la República y por la Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica se detectan necesidades en los gobiernos locales relacionadas con la gestión de documentos. Una de esas necesidades está relacionada con implementación de normativa e instrumentos archivísticos en los procesos de gestión documental. Aunado a ello, desde el año 2009, como parte de las estrategias de modernización del Estado, el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN), comenzó a publicar una serie de guías y lineamientos que sirven como base a las instituciones que deseen adoptar la estrategia de una gestión por procesos. También como parte de las políticas de modernización del Estado, se han puesto a disposición de las Unidades de Planificación Institucional de las instituciones públicas, diferentes modalidades de capacitación para el mejoramiento en los servicios que brindan a la ciudadanía. En ese sentido, es posible observar dos aristas que convergen en el presente trabajo final de graduación, la primera es la necesidad de implementar normativa en las municipalidades, la segunda, está relacionada a la nueva forma de organización que busca eficientizar los servicios brindados en las instituciones públicas. A esto se suma el vertiginoso cambio de las TICs al cual se enfrentan las organizaciones en la actualidad y desde hace varias décadas, además de la creciente exigencia de transparencia y rendición de cuentas de los ciudadanos hacia las instituciones públicas. Por consiguiente, basado en diferentes normas internacionales de gestión de documentos, el presente trabajo final de graduación propone un aporte fundamental para los SGD, a través de un sistema flexible de clasificación archivístico por procesos, que permite dar trazabilidad a los documentos por medio de la metodología de análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos...
Propuesta de valoración de documentos de archivo con el enfoque de procesos de trabajo, caso de estudio: Rectoría de la Universidad de Costa Rica.
(2022) Calvo Alfaro, Jeniffer María; Umaña Alpízar, Raquel Rebeca
Esta propuesta de valoración de documentos de archivo con el enfoque de procesos de trabajo, cuyo caso de estudio es la Rectoría de la Universidad de Costa Rica, surge de la necesidad de establecer criterios de valoración para las series documentales producidas en la ejecución de los procesos de trabajo, debido a que se evidenció el incumplimiento de la normativa archivística vigente en la Universidad. En la primera etapa se realiza el análisis de los contextos administrativo, legal, archivístico y tecnológico, en los que esta instancia lleva a cabo los procesos de trabajo. Además, se identifica la normativa nacional e institucional aplicable a la Rectoría para identificar las funciones que le competen para luego definir los procesos de trabajo, con sus caracterizaciones respectivas. Producto de lo anterior, se identifican las series documentales que esta instancia universitaria genera dentro de los procesos en los que interactúa como responsable, para definir los valores primarios y secundarios, además de los criterios de valoración y de selección. Asimismo, se procedió con la delimitación de los criterios de acceso a las series documentales, mediante el análisis de la normativa que regula la producción documental, que será de utilidad para la facilitación ágil y oportuna de la información. Con la elaboración de esta propuesta se espera la racionalización en la producción de los documentos de archivo, disminución de costos por duplicidad documental, minimizar el riesgo de pérdida de documentos de archivo, así como proteger el patrimonio documental universitario, contribuir con la transparencia institucional y salvaguardar el derecho humano y constitucional de acceso a la información pública, en un contexto donde la fiscalización de los servicios públicos es aún más exigente.