Propuesta de valoración de documentos de archivo con el enfoque de procesos de trabajo, caso de estudio: Rectoría de la Universidad de Costa Rica.

Abstract

Esta propuesta de valoración de documentos de archivo con el enfoque de procesos de trabajo, cuyo caso de estudio es la Rectoría de la Universidad de Costa Rica, surge de la necesidad de establecer criterios de valoración para las series documentales producidas en la ejecución de los procesos de trabajo, debido a que se evidenció el incumplimiento de la normativa archivística vigente en la Universidad. En la primera etapa se realiza el análisis de los contextos administrativo, legal, archivístico y tecnológico, en los que esta instancia lleva a cabo los procesos de trabajo. Además, se identifica la normativa nacional e institucional aplicable a la Rectoría para identificar las funciones que le competen para luego definir los procesos de trabajo, con sus caracterizaciones respectivas. Producto de lo anterior, se identifican las series documentales que esta instancia universitaria genera dentro de los procesos en los que interactúa como responsable, para definir los valores primarios y secundarios, además de los criterios de valoración y de selección. Asimismo, se procedió con la delimitación de los criterios de acceso a las series documentales, mediante el análisis de la normativa que regula la producción documental, que será de utilidad para la facilitación ágil y oportuna de la información. Con la elaboración de esta propuesta se espera la racionalización en la producción de los documentos de archivo, disminución de costos por duplicidad documental, minimizar el riesgo de pérdida de documentos de archivo, así como proteger el patrimonio documental universitario, contribuir con la transparencia institucional y salvaguardar el derecho humano y constitucional de acceso a la información pública, en un contexto donde la fiscalización de los servicios públicos es aún más exigente.