Historia

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Implementación de un programa de gestión de documentos en el Instituto de Investigación en Educación
(2014) González Farguharson, Andrey; Rivas Fernández, José Bernal
Las funciones investigativas y administrativas de los institutos de investigación, conducen a la creación de documentos para la rendición de cuentas, la transparencia, la toma de decisiones y el reflejo del quehacer universitario hacia la comunidad. Esta investigación se llevó a cabo en el Instituto de Investigación en Educación y posee una modalidad tipo práctica dirigida. En este momento, no existen otros trabajos realizados bajo esta condición en la Carrera de Archivística. La práctica se basa en una propuesta metodológica y un trabajo práctico con la documentación del INIE, para mejorar los flujos de información, así como la gestión de documentos y brindar parámetros de referencia de la situación archivística que se suscita en muchas unidades de la Universidad de Costa Rica. La metodología para la implementación de un programa de gestión de documentos consistió en: Primeramente, analizar la relación entre la normativa del Instituto, las actividades que en él se realizan y los documentos que se producen como evidencia de esas funciones. Posteriormente, se trabajan los documentos desde dos vertientes: Para los documentos fisicos se aplicó la tabla de plazos de conservación de documentos de Centros e Institutos de Investigación de la Universidad de Costa Rica, con el fin de seleccionar la documentación para transferencia y eliminación de acuerdo a su vigencia administrativa y legal. Para los documentos electrónicos, se ejecuta el análisis y levantamiento de los requisitos legales, técnicos, tecnológicos y necesidades de los usuarios para que el INIE se incluya en el Sistema de Gestión de Documentos que actualmente está implementando el Archivo Universitario Rafael Obregón Loría. En segundo lugar, se elabora el mapeo de los procesos del INIE y su respectivo cuadro de clasificación a partir de las series documentales identificadas como productos de la ejecución de los citados procesos. Asimismo, se normalizan...