Historia
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Item Elaboración de un manual de procedimientos para la gestión de documentos en PDF firmados digitalmente(2019) Barboza Retana, Gerardo; Bermúdez Muñoz, María TeresaEn agosto del 2005 se promulgó la Ley 8454 de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos, sin embargo la Universidad de Costa Rica, hasta en el 2014, aprobó la Directriz AUROL-2: Elaboración de cartas, circulares y memorandos oficiales, que contemplaba la posibilidad de utilizar la firma digital, pero su aplicación se dio formalmente a inicios del 2017, cuando la Vicerrectoría de Docencia empezó a recibir y enviar documentos firmados digitalmente y a comunicarlos a través de una cuenta oficial (docencia@ucr.ac.cr), que se convirtió en la ventanilla única digital. Con ello se dio inicio a una nueva forma de gestionar documentos en la Vicerrectoría de Docencia y por ende, en la Universidad de Costa Rica y en ese sentido, desde la propia Vicerrectoría, se ha venido liderando la aplicación de nuevas tecnologías, entre ellas la firma digital, pues justamente ha creado las condiciones propicias para que las autoridades académicas la adquieran y utilicen, con el objetivo de facilitar diversos trámites. Todo ello implica, necesariamente, establecer de manera formal, los procedimientos que regulen las operaciones que deben ejecutarse, de allí que se propuso el desarrollo de un manual que abarcara los principales elementos que intervienen en la gestión de documentos digitales, a través de una práctica dirigida y de la cual se presenta el correspondiente informe. Inicialmente la propuesta consistió en elaborar un manual exclusivo para la Vicerrectoría de Docencia de la Universidad de Costa Rica, sin embargo, luego se determinó la conveniencia de que el mismo tuviera un alcance general, que pudiera ser aplicado, luego de las adaptaciones correspondientes, en otras unidades académicas y administrativas de la misma Universidad, así como en otras instituciones, empresas e incluso a nivel personal. De lo anterior surge el Manual de procedimientos para la gestión de documentos...Item Propuesta de un modelo teórico metodológico para el funcionamiento de archivos de gestión centralizados: el caso de la administración superior de la Universidad de Costa Rica(2012) González González, Cindy; Villalobos Vargas, Karla; Bermúdez Muñoz, María TeresaEn este proyecto de investigación se propone un modelo para el funcionamiento de archivos de gestión centralizados, en los que se conjuga el quehacer de la administración y los procesos archivísticos, para ello, se analiza su surgimiento y fundamentos, estudiando el caso de la administración superior de la Universidad de Costa Rica. El fin principal de esta investigación es dar a conocer la importancia, funcionamiento y características de los archivos de gestión centralizados en unidades administrativas complejas, como resultado de la interacción de la gestión administrativa y la gestión documental. Instituciones como la Universidad de Costa Rica (UCR) han tenido la iniciativa de crear unidades específicas para la administración de los documentos que forman parte más de la estructura de la organización, y van más allá de ser un conjunto de documentos custodiados en un archivador de cuatro gavetas, ya que no sólo requiere de un profesional en el campo de los archivos sino también de recursos materiales y tecnológicos necesarios para su desempeño, y su función principal radica en la centralización, gestión documental y administración del total de los documentos producidos y recibidos. Sin embargo, en la teoría archivística no existe la definición y caracterización de estos archivos, ya que solamente se plantea y teoriza sobre los archivos de gestión, central, intermedio e histórico; no obstante, es una práctica que se ha dado en la administración superior de la UCR. Para el alcance de los objetivos se realizó un análisis de los datos recolectados a través de las técnicas de análisis documental, observación y entrevista que fueron aplicadas a las jefaturas administrativas y a los encargados de cada unidad de archivo de la administración superior de la Universidad de Costa Rica, el Consejo Universitario, la Rectoría, la Vicerrectoría de Administración, la Vicerrectoría de Acción Social, la Vicerrectoría....Item Propuesta de un modelo de requisitos archivísticos para un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) en Costa Rica(2014) Montero Paniagua, Carlos Eduardo; Granados Peraza, Nancy María; Cedeño Molina, Rafael Alonso; Guevara Acón, Gabriela; Bermúdez Muñoz, María TeresaLa falta de criterio archivístico en el desarrollo de diversas aplicaciones informáticas, para la gestión de los documentos electrónicos, se dan sin seguir un modelo nacional que establezca los requisitos mínimos a cumplir para Ja gestión de manera normal izada e interoperable, resultando documentos que no cumplen con su condición de autenticidad, integridad, fiabilidad y usabilidad. La normativa nacional regula la gestión de los documentos dispuestos en diferentes soportes para Ja administración dentro del sistema nacional de archivos, y regula el uso de documentos electrónicos firmados digitalmente por la administración pública, pero su alcance es limitado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos de archivo de manera sistematizada. La rectoría del Sistema Nacional de Archivos y la formación académica no han proporcionado los mecanismos y herramientas que le permitan a los archivistas y al personal involucrado sistematizar y normalizar la gestión de los documentos electrónicos. Por tanto, ¿cuáles son los requisitos archivisticos para un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo? La identificación de los requisitos archivísticos propuestos en la presente investigación implicó un análisis comparativo entre las normas y modelos internacionales seleccionados que tratan sobre sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivos (SGDEA), logrando proponer un modelo de requisitos archivísticos adaptado a la realidad costarricense que contemple la captura, clasificación, descripción, acceso y seguridad, evaluación, conservación, trazabilidad, administración del sistema, y metadatos. El modelo de requts1tos archivísticos establece que la captura en un SGDEA, incluye la incorporación y registro de documentos en procura de mantener durante el tiempo que se requiera su contexto administrativo-legal, su relación con los demás documentos capturados por el sistema y la ejecución de las acciones...