Historia
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Item Propuesta de un modelo de archivamiento enfocado a redes sociales para la Administración Pública de Costa Rica: Análisis Facebook(2023) Núñez Ramírez, Tania; Quesada Kinderson, Lesly; Rojas Guzmán, Fabiola; Granados Molina, Carlos EnriqueDesde hace más de una década, las redes sociales se han vuelto parte de la estrategia del Sector Público costarricense para establecer una conexión más cercana y abierta con los ciudadanos, así como para difundir su actividad comercial en el desarrollo de sus funciones. Como consecuencia de esto, se está generando información que debe ser considerada documentos de archivo y, por ende, ser capturados y administrados de igual manera que los documentos en soporte papel y electrónico. Sin embargo, esto no es una práctica que se esté haciendo en el país, pues, en el campo archivístico nacional no se ha establecido aún si los contenidos publicados en las redes sociales de las instituciones del sector público podrían llegar a ser considerados documentos de archivo o no, por lo que la normativa nacional no abarca, desde ninguna perspectiva el archivamiento de estos contenidos para su futuro acceso. Como consecuencia, las instituciones públicas no están dando ningún tipo de tratamiento archivístico a estos contenidos, ocasionando que el acceso a información de redes sociales de las instituciones públicas sea totalmente ineficaz. Es por esto que se vio la oportunidad de solventar esta necesidad, planteando un modelo con estrategias básicas para el archivamiento de los contenidos de redes sociales útil y aplicable para cualquier institución del Sector Público costarricense, objetivo principal de esta investigación. Para lograrlo, fue imprescindible conocer el estado de la cuestión desde el ámbito internacional, a partir de un análisis bibliográfico sobre iniciativas de archivamiento de otros países, con el fin de conocer cómo ha sido tratado el problema, qué se ha hecho con relación a este tema, y cuál es el conocimiento existente hasta el momento; lo que permitió tener un panorama general de cómo se ha estado tratando este tema en otros países, logrando establecer una comparación con el panorama costarricense...Item Tabla de plazos por procesos para Oficina de Bienestar y Salud de la Universidad de Costa Rica.(2021) Rojas Salas, Kimberly Paola; Bermúdez Muñoz, María TeresaLa presente práctica dirigida consistió en la confección de una tabla de plazos para la Oficina de Bienestar y Salud (OBS) de la Universidad de Costa Rica, con el objetivo de que la oficina pudiera evitar el deterioro prematuro y la eliminación de aquellos documentos con valor científico cultural y promover por su parte, la no acumulación de documentos que ya cumplieron su vigencia administrativa- legal. La OBS tiene antecedentes desde 1952 con la creación y funcionamiento del Departamento de Bienestar y Orientación Estudiantil, a partir de ese momento la Universidad le ha ido delegando funciones en lo concerniente a la salud y al bienestar integral, primeramente, de los estudiantes y con el tiempo también del personal administrativo y docente por medio de la medicina de empresa. De esta manera, el objetivo principal de esta práctica fue conocer a profundidad el marco reglamentario y las funciones que han sido designadas a la OBS, para poder identificar los procesos y series documentales que intervienen en el quehacer de cada una de las unidades. Para este análisis fue necesario utilizar como guía el Informe Técnico UNE-ISO/TR 26122 IN: Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos, con la finalidad de poder determinar los requisitos para la creación, incorporación y control de los documentos. Al realizar dicho análisis se logró identificar que el quehacer de la OBS corresponde a la Gestión del Bienestar y la Salud el cual se enmarca dentro del macroproceso “administrativo”, sus procesos sustantivos están relacionados con la Promoción de Salud, Prevención de la Enfermedad y Atención de la Enfermedad mediante 8 subprocesos que son los siguientes: 1. Control sobre la salud 2. Gestión de prácticas deportivas 3. Gestión de prácticas recreativas 4. Gestión de prácticas artísticas 5. Gestión de la salud ocupacional 6. Gestión del riesgo institucional y reducción de los desastres...Item Elaboración de un manual de procedimientos para la gestión de documentos en PDF firmados digitalmente(2019) Barboza Retana, Gerardo; Bermúdez Muñoz, María TeresaEn agosto del 2005 se promulgó la Ley 8454 de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos, sin embargo la Universidad de Costa Rica, hasta en el 2014, aprobó la Directriz AUROL-2: Elaboración de cartas, circulares y memorandos oficiales, que contemplaba la posibilidad de utilizar la firma digital, pero su aplicación se dio formalmente a inicios del 2017, cuando la Vicerrectoría de Docencia empezó a recibir y enviar documentos firmados digitalmente y a comunicarlos a través de una cuenta oficial (docencia@ucr.ac.cr), que se convirtió en la ventanilla única digital. Con ello se dio inicio a una nueva forma de gestionar documentos en la Vicerrectoría de Docencia y por ende, en la Universidad de Costa Rica y en ese sentido, desde la propia Vicerrectoría, se ha venido liderando la aplicación de nuevas tecnologías, entre ellas la firma digital, pues justamente ha creado las condiciones propicias para que las autoridades académicas la adquieran y utilicen, con el objetivo de facilitar diversos trámites. Todo ello implica, necesariamente, establecer de manera formal, los procedimientos que regulen las operaciones que deben ejecutarse, de allí que se propuso el desarrollo de un manual que abarcara los principales elementos que intervienen en la gestión de documentos digitales, a través de una práctica dirigida y de la cual se presenta el correspondiente informe. Inicialmente la propuesta consistió en elaborar un manual exclusivo para la Vicerrectoría de Docencia de la Universidad de Costa Rica, sin embargo, luego se determinó la conveniencia de que el mismo tuviera un alcance general, que pudiera ser aplicado, luego de las adaptaciones correspondientes, en otras unidades académicas y administrativas de la misma Universidad, así como en otras instituciones, empresas e incluso a nivel personal. De lo anterior surge el Manual de procedimientos para la gestión de documentos...Item Propuesta de un modelo teórico metodológico para el funcionamiento de archivos de gestión centralizados: el caso de la administración superior de la Universidad de Costa Rica(2012) González González, Cindy; Villalobos Vargas, Karla; Bermúdez Muñoz, María TeresaEn este proyecto de investigación se propone un modelo para el funcionamiento de archivos de gestión centralizados, en los que se conjuga el quehacer de la administración y los procesos archivísticos, para ello, se analiza su surgimiento y fundamentos, estudiando el caso de la administración superior de la Universidad de Costa Rica. El fin principal de esta investigación es dar a conocer la importancia, funcionamiento y características de los archivos de gestión centralizados en unidades administrativas complejas, como resultado de la interacción de la gestión administrativa y la gestión documental. Instituciones como la Universidad de Costa Rica (UCR) han tenido la iniciativa de crear unidades específicas para la administración de los documentos que forman parte más de la estructura de la organización, y van más allá de ser un conjunto de documentos custodiados en un archivador de cuatro gavetas, ya que no sólo requiere de un profesional en el campo de los archivos sino también de recursos materiales y tecnológicos necesarios para su desempeño, y su función principal radica en la centralización, gestión documental y administración del total de los documentos producidos y recibidos. Sin embargo, en la teoría archivística no existe la definición y caracterización de estos archivos, ya que solamente se plantea y teoriza sobre los archivos de gestión, central, intermedio e histórico; no obstante, es una práctica que se ha dado en la administración superior de la UCR. Para el alcance de los objetivos se realizó un análisis de los datos recolectados a través de las técnicas de análisis documental, observación y entrevista que fueron aplicadas a las jefaturas administrativas y a los encargados de cada unidad de archivo de la administración superior de la Universidad de Costa Rica, el Consejo Universitario, la Rectoría, la Vicerrectoría de Administración, la Vicerrectoría de Acción Social, la Vicerrectoría....Item Propuesta de un modelo de requisitos archivísticos para un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) en Costa Rica(2014) Montero Paniagua, Carlos Eduardo; Granados Peraza, Nancy María; Cedeño Molina, Rafael Alonso; Guevara Acón, Gabriela; Bermúdez Muñoz, María TeresaLa falta de criterio archivístico en el desarrollo de diversas aplicaciones informáticas, para la gestión de los documentos electrónicos, se dan sin seguir un modelo nacional que establezca los requisitos mínimos a cumplir para Ja gestión de manera normal izada e interoperable, resultando documentos que no cumplen con su condición de autenticidad, integridad, fiabilidad y usabilidad. La normativa nacional regula la gestión de los documentos dispuestos en diferentes soportes para Ja administración dentro del sistema nacional de archivos, y regula el uso de documentos electrónicos firmados digitalmente por la administración pública, pero su alcance es limitado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos de archivo de manera sistematizada. La rectoría del Sistema Nacional de Archivos y la formación académica no han proporcionado los mecanismos y herramientas que le permitan a los archivistas y al personal involucrado sistematizar y normalizar la gestión de los documentos electrónicos. Por tanto, ¿cuáles son los requisitos archivisticos para un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo? La identificación de los requisitos archivísticos propuestos en la presente investigación implicó un análisis comparativo entre las normas y modelos internacionales seleccionados que tratan sobre sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivos (SGDEA), logrando proponer un modelo de requisitos archivísticos adaptado a la realidad costarricense que contemple la captura, clasificación, descripción, acceso y seguridad, evaluación, conservación, trazabilidad, administración del sistema, y metadatos. El modelo de requts1tos archivísticos establece que la captura en un SGDEA, incluye la incorporación y registro de documentos en procura de mantener durante el tiempo que se requiera su contexto administrativo-legal, su relación con los demás documentos capturados por el sistema y la ejecución de las acciones...