Historia
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Item Propuesta de un modelo general de clasificación de documentos por procesos para el sector público de Costa Rica(2023) Arias Soto, Gabriela María; Elizondo Sánchez, Diana; Bermúdez Muñoz, María TeresaCon el surgimiento de las normas ISO en materia de calidad, principalmente con la familia de las normas ISO 9000, y la importancia que estas han tomado en las instituciones, se han producido cambios en la forma de administrar, tanto de instituciones públicas como privadas; pasando de un modelo administrativo basado en la estructura orgánico-funcional a uno por procesos, el cual ha generado una nueva forma de clasificar los documentos: clasificación archivística por procesos. No obstante, las exigencias de clasificación de documentos por procesos no se han logrado satisfacer, las instituciones del Sector Público de Costa Rica continúan implementando sistemas de clasificación tradicionales como lo es el orgánico y el orgánico funcional; además, se evidencia la falta de normalización en la clasificación de documentos, metodologías escasas y poco concisas sobre clasificación de documentos por procesos, así como el desconocimiento o desactualización de los archivistas sobre el enfoque a procesos. Por consiguiente, se crea la ¿Propuesta de un Modelo general de clasificación de documentos por procesos en el Sector Público de Costa Rica¿ con el propósito de contribuir con el desarrollo normalizado de la clasificación de documentos por procesos en las instituciones del Sector Público Costarricense y alinear los procesos archivísticos con las necesidades administrativas actuales, ya que el implementar cuadros de clasificación de documentos rígidos y desactualizados, que no responden al modelo administrativo actual, podría ocasionar que existan documentos desorganizados, pérdida de información vital para el funcionamiento de la organización, violación al derecho de acceso a la información y menor eficacia y eficiencia en los procesos institucionales. La clasificación de documentos por procesos viene a superar estas deficiencias, ya que un cuadro de clasificación bajo este sistema permite disponer de forma eficiente...Item Tabla de plazos por procesos para Oficina de Bienestar y Salud de la Universidad de Costa Rica.(2021) Rojas Salas, Kimberly Paola; Bermúdez Muñoz, María TeresaLa presente práctica dirigida consistió en la confección de una tabla de plazos para la Oficina de Bienestar y Salud (OBS) de la Universidad de Costa Rica, con el objetivo de que la oficina pudiera evitar el deterioro prematuro y la eliminación de aquellos documentos con valor científico cultural y promover por su parte, la no acumulación de documentos que ya cumplieron su vigencia administrativa- legal. La OBS tiene antecedentes desde 1952 con la creación y funcionamiento del Departamento de Bienestar y Orientación Estudiantil, a partir de ese momento la Universidad le ha ido delegando funciones en lo concerniente a la salud y al bienestar integral, primeramente, de los estudiantes y con el tiempo también del personal administrativo y docente por medio de la medicina de empresa. De esta manera, el objetivo principal de esta práctica fue conocer a profundidad el marco reglamentario y las funciones que han sido designadas a la OBS, para poder identificar los procesos y series documentales que intervienen en el quehacer de cada una de las unidades. Para este análisis fue necesario utilizar como guía el Informe Técnico UNE-ISO/TR 26122 IN: Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos, con la finalidad de poder determinar los requisitos para la creación, incorporación y control de los documentos. Al realizar dicho análisis se logró identificar que el quehacer de la OBS corresponde a la Gestión del Bienestar y la Salud el cual se enmarca dentro del macroproceso “administrativo”, sus procesos sustantivos están relacionados con la Promoción de Salud, Prevención de la Enfermedad y Atención de la Enfermedad mediante 8 subprocesos que son los siguientes: 1. Control sobre la salud 2. Gestión de prácticas deportivas 3. Gestión de prácticas recreativas 4. Gestión de prácticas artísticas 5. Gestión de la salud ocupacional 6. Gestión del riesgo institucional y reducción de los desastres...Item Propuesta de un modelo de requisitos archivísticos para un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) en Costa Rica(2014) Montero Paniagua, Carlos Eduardo; Granados Peraza, Nancy María; Cedeño Molina, Rafael Alonso; Guevara Acón, Gabriela; Bermúdez Muñoz, María TeresaLa falta de criterio archivístico en el desarrollo de diversas aplicaciones informáticas, para la gestión de los documentos electrónicos, se dan sin seguir un modelo nacional que establezca los requisitos mínimos a cumplir para Ja gestión de manera normal izada e interoperable, resultando documentos que no cumplen con su condición de autenticidad, integridad, fiabilidad y usabilidad. La normativa nacional regula la gestión de los documentos dispuestos en diferentes soportes para Ja administración dentro del sistema nacional de archivos, y regula el uso de documentos electrónicos firmados digitalmente por la administración pública, pero su alcance es limitado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos de archivo de manera sistematizada. La rectoría del Sistema Nacional de Archivos y la formación académica no han proporcionado los mecanismos y herramientas que le permitan a los archivistas y al personal involucrado sistematizar y normalizar la gestión de los documentos electrónicos. Por tanto, ¿cuáles son los requisitos archivisticos para un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo? La identificación de los requisitos archivísticos propuestos en la presente investigación implicó un análisis comparativo entre las normas y modelos internacionales seleccionados que tratan sobre sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivos (SGDEA), logrando proponer un modelo de requisitos archivísticos adaptado a la realidad costarricense que contemple la captura, clasificación, descripción, acceso y seguridad, evaluación, conservación, trazabilidad, administración del sistema, y metadatos. El modelo de requts1tos archivísticos establece que la captura en un SGDEA, incluye la incorporación y registro de documentos en procura de mantener durante el tiempo que se requiera su contexto administrativo-legal, su relación con los demás documentos capturados por el sistema y la ejecución de las acciones...