Historia
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Item Creación de un digesto para la Oficina Jurídica de la Universidad de Costa Rica.(2021) Mora Madrigal, María Fernanda; Bermúdez Muñoz, María TeresaLa Oficina Jurídica de la Universidad de Costa Rica inicia sus labores en el año 1952 y desde entonces la función que ejerce ha sido fundamental para garantizar la legalidad de los procesos institucionales y la asesoría jurídica requerida para la toma de decisiones por parte de las autoridades universitarias. Una de las principales necesidades que se ha presentado en la Oficina Jurídica a lo largo del tiempo, ha sido la organización y el acceso a los diversos tipos documentales que produce, según se detallan en el Capítulo V Estudio preliminar sobre la situación archivística de la Oficina Jurídica, de este informe. Para efectos de esta práctica dirigida se hace énfasis en los dictámenes, que corresponden a los criterios jurídicos emitidos por la Oficina Jurídica y que son de gran interés para la Universidad de Costa Rica, porque en ellos se contempla el análisis de la normativa nacional e institucional y el criterio legal institucional que posibilita determinar la legalidad de los diferentes procedimientos en los que es parte la Institución. De conformidad con lo anterior, estos dictámenes han sido declarados con valor científico-cultural por la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos (CUSED). En razón de lo expuesto y con base en lo establecido en el artículo 10 inciso d del Reglamento de la Oficina Jurídica, se genera la idea de conformar un digesto, entendido comúnmente como una compilación de textos jurídicos y para este caso, una compilación de los dictámenes emitidos y clasificados mediante el criterio de clasificación por asuntos jurídicos, tal como se realiza en otras instituciones que emiten normativa y criterios jurídicos a nivel nacional. Como parte de la práctica dirigida se realiza la elaboración del cuadro de clasificación por asuntos jurídicos y se conforma el digesto electrónico en el Sistema de Gestión de Documentos Institucional (SIGED), con los dictámenes emitidos...Item Diseño de un sistema automatizado de gestión de usuarios para archivos centrales(2016) Calderón Torres, Stephanie; Cerdas Figueroa, Lidieth; Jaén García, Luis FernandoA raíz del cambio de percepción de los archivos por parte de la sociedad, en las últimas décadas se ha dado un incremento del uso de los servicios que brindan estas unidades, producto de las diversas necesidades de información y la participación activa de los ciudadanos en diferentes trámites de la administración. Con el surgimiento de un nuevo perfil de usuarios de la información, los encargados de los archivos centrales requieren mayores controles sobre el acceso a los documentos, lo cual se puede llevar por medio de la gestión de usuarios. Por lo tanto, la gestión de usuarios, permite la aplicación de diferentes instrumentos de control y acceso, que pueden ser manuales o automatizados. A pesar del beneficio que representa la gestión de usuarios en los archivos centrales, esta no es una práctica común; debido a los vacíos en cuanto a la formación académica, la falta de tiempo y limitaciones en cuanto a recursos. En el ámbito internacional se refleja un importante aporte teórico en relación con la automatización de la gestión de usuarios; sin embargo, el desarrollo de sistemas es mínimo a pesar de que existen una amplia gama de herramientas tecnológicas que se pueden usar para simplificar el control y acceso a la información. Con respecto al contexto nacional, se evidencia que es escaso el abordaje que se la ha dado al estudio de la gestión de usuarios, asimismo, es muy poca la utilización de tecnologías para la ejecución del control y acceso a la información. El máximo aporte es el Sistema de Gestión de Usuarios que se utiliza en el Archivo Histórico de la Dirección General del Archivo Nacional. Por esta razón, el siguiente proyecto de investigación propone el diseño de un sistema automatizado de gestión de usuarios para archivos centrales, que contemple la implementación de instrumentos de control y acceso para brindar servicios tales como: préstamo, consulta, reprografia y certificación. De esta manera...Item Implementación de un programa de gestión de documentos en el Instituto de Investigación en Educación(2014) González Farguharson, Andrey; Rivas Fernández, José BernalLas funciones investigativas y administrativas de los institutos de investigación, conducen a la creación de documentos para la rendición de cuentas, la transparencia, la toma de decisiones y el reflejo del quehacer universitario hacia la comunidad. Esta investigación se llevó a cabo en el Instituto de Investigación en Educación y posee una modalidad tipo práctica dirigida. En este momento, no existen otros trabajos realizados bajo esta condición en la Carrera de Archivística. La práctica se basa en una propuesta metodológica y un trabajo práctico con la documentación del INIE, para mejorar los flujos de información, así como la gestión de documentos y brindar parámetros de referencia de la situación archivística que se suscita en muchas unidades de la Universidad de Costa Rica. La metodología para la implementación de un programa de gestión de documentos consistió en: Primeramente, analizar la relación entre la normativa del Instituto, las actividades que en él se realizan y los documentos que se producen como evidencia de esas funciones. Posteriormente, se trabajan los documentos desde dos vertientes: Para los documentos fisicos se aplicó la tabla de plazos de conservación de documentos de Centros e Institutos de Investigación de la Universidad de Costa Rica, con el fin de seleccionar la documentación para transferencia y eliminación de acuerdo a su vigencia administrativa y legal. Para los documentos electrónicos, se ejecuta el análisis y levantamiento de los requisitos legales, técnicos, tecnológicos y necesidades de los usuarios para que el INIE se incluya en el Sistema de Gestión de Documentos que actualmente está implementando el Archivo Universitario Rafael Obregón Loría. En segundo lugar, se elabora el mapeo de los procesos del INIE y su respectivo cuadro de clasificación a partir de las series documentales identificadas como productos de la ejecución de los citados procesos. Asimismo, se normalizan...