Historia

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Creación de un digesto para la Oficina Jurídica de la Universidad de Costa Rica.
(2021) Mora Madrigal, María Fernanda; Bermúdez Muñoz, María Teresa
La Oficina Jurídica de la Universidad de Costa Rica inicia sus labores en el año 1952 y desde entonces la función que ejerce ha sido fundamental para garantizar la legalidad de los procesos institucionales y la asesoría jurídica requerida para la toma de decisiones por parte de las autoridades universitarias. Una de las principales necesidades que se ha presentado en la Oficina Jurídica a lo largo del tiempo, ha sido la organización y el acceso a los diversos tipos documentales que produce, según se detallan en el Capítulo V Estudio preliminar sobre la situación archivística de la Oficina Jurídica, de este informe. Para efectos de esta práctica dirigida se hace énfasis en los dictámenes, que corresponden a los criterios jurídicos emitidos por la Oficina Jurídica y que son de gran interés para la Universidad de Costa Rica, porque en ellos se contempla el análisis de la normativa nacional e institucional y el criterio legal institucional que posibilita determinar la legalidad de los diferentes procedimientos en los que es parte la Institución. De conformidad con lo anterior, estos dictámenes han sido declarados con valor científico-cultural por la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos (CUSED). En razón de lo expuesto y con base en lo establecido en el artículo 10 inciso d del Reglamento de la Oficina Jurídica, se genera la idea de conformar un digesto, entendido comúnmente como una compilación de textos jurídicos y para este caso, una compilación de los dictámenes emitidos y clasificados mediante el criterio de clasificación por asuntos jurídicos, tal como se realiza en otras instituciones que emiten normativa y criterios jurídicos a nivel nacional. Como parte de la práctica dirigida se realiza la elaboración del cuadro de clasificación por asuntos jurídicos y se conforma el digesto electrónico en el Sistema de Gestión de Documentos Institucional (SIGED), con los dictámenes emitidos...
Diseño de una guia de accesibilidad para la información archivística. Estudio de caso: sitios webs de la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la República y la Defensoría de los Habitantes.
(2021) Hilarión Sánchez, Arlyn; Bermúdez Muñoz, María Teresa
El presente proyecto de investigación propone una guía de accesibilidad para la información archivística presente en los sitios web, con el fin de garantizar que un mayor de número de personas pueda acceder a la información archivística, garantizando de ese modo el derecho humano de acceso a la información. La accesibilidad de la información archivística busca que todos los usuarios(as) con independencia de sus capacidades accedan a la información, por lo que, sólo se considerará accesible la información archivística que pueda ser utilizada por el mayor número de personas, esto es tanto para personas con discapacidad como personas sin discapacidad. Por tanto, el principal objetivo de este trabajo será evaluar el nivel de accesibilidad de la información archivística presente en los sitios web de la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la República y la Defensoría de los Habitantes de acuerdo al decreto ejecutivo 40199-MP; mediante un instrumento de medición de la accesibilidad de la información archivística presente en los sitios web de la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la República y la Defensoría de los Habitantes el cual fue diseñado con el fin de evaluar en el plano digital la accesibilidad de la información. Como parte de la información archivística que será analizada y que el artículo el artículo 17 del decreto ejecutivo 40199-MP menciona, están el marco normativo; el listado de funcionarios institucionales; el plan de adquisiciones; el listado de subsidios, becas y donaciones; el presupuesto institucional aprobado; el informe anual de ejecución presupuestaria; la planilla con salario bruto; el plan estratégico institucional; el plan anual operativo; el informe de gestión; el informe anual de auditoría interna; el informe de seguimiento; el informe de viajes, gastos de representación...
Elaboración de un manual de procedimientos para la gestión de documentos en PDF firmados digitalmente
(2019) Barboza Retana, Gerardo; Bermúdez Muñoz, María Teresa
En agosto del 2005 se promulgó la Ley 8454 de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos, sin embargo la Universidad de Costa Rica, hasta en el 2014, aprobó la Directriz AUROL-2: Elaboración de cartas, circulares y memorandos oficiales, que contemplaba la posibilidad de utilizar la firma digital, pero su aplicación se dio formalmente a inicios del 2017, cuando la Vicerrectoría de Docencia empezó a recibir y enviar documentos firmados digitalmente y a comunicarlos a través de una cuenta oficial (docencia@ucr.ac.cr), que se convirtió en la ventanilla única digital. Con ello se dio inicio a una nueva forma de gestionar documentos en la Vicerrectoría de Docencia y por ende, en la Universidad de Costa Rica y en ese sentido, desde la propia Vicerrectoría, se ha venido liderando la aplicación de nuevas tecnologías, entre ellas la firma digital, pues justamente ha creado las condiciones propicias para que las autoridades académicas la adquieran y utilicen, con el objetivo de facilitar diversos trámites. Todo ello implica, necesariamente, establecer de manera formal, los procedimientos que regulen las operaciones que deben ejecutarse, de allí que se propuso el desarrollo de un manual que abarcara los principales elementos que intervienen en la gestión de documentos digitales, a través de una práctica dirigida y de la cual se presenta el correspondiente informe. Inicialmente la propuesta consistió en elaborar un manual exclusivo para la Vicerrectoría de Docencia de la Universidad de Costa Rica, sin embargo, luego se determinó la conveniencia de que el mismo tuviera un alcance general, que pudiera ser aplicado, luego de las adaptaciones correspondientes, en otras unidades académicas y administrativas de la misma Universidad, así como en otras instituciones, empresas e incluso a nivel personal. De lo anterior surge el Manual de procedimientos para la gestión de documentos...
La evolución de la descripción archivística en Costa Rica: período 1881-2010
(2011) Scafidi Saldaña, Guisselle; Bermúdez Muñoz, María Teresa
Este trabajo final de graduación se desarrolló bajo modalidad de tesis. Su objetivo principal es analizar la evolución de la descripción archivística en los archivos históricos y centrales costarricenses, con el objetivo de llenar el vacío teórico-práctico existente acerca de este tema en nuestro país. Estudia la normativa jurídica y técnica, tanto nacional como internacional que se ha aplicado para realizar dicha función, los tipos de instrumentos descriptivos (guías, inventarios, catálogos, entre otros) que se han elaborado, la terminología y el vocabulario (taxonomías, tesauros, entre otros) que se ha empleado en la labor descriptiva. Los archivos analizados son: el Archivo Nacional, el Archivo Histórico Arquidiocesano Monseñor Bernardo Augusto Thiel, el Archivo Judicial y el Archivo Central de la Procuraduría General de la República. Además, se realiza un análisis cuantitativo de una muestra de cuarenta archivos centrales públicos costarricenses.
Macrovaloración de los documentos producidos por la función de la Hacienda Pública de Costa Rica
(2022) Mondol Hernández, Jose Fernando; Salas Villalobos, Alexander; Solís Castro, Alexander de Jesús; Bermúdez Muñoz, María Teresa
Lo que propone el presente seminario final de graduación, es encontrar una solución teórica del impacto provocado por la valoración documental con un enfoque orgánico en las instituciones públicas, conocida comúnmente como microvaloración documental, que no es capaz de establecer relaciones entre las competencias, funciones, sujetos productores, procesos, y el impacto social que revisten los documentos de archivo en diferentes series documentales de carácter sustantivo ante la sociedad civil. El principal objetivo del seminario final de graduación es elaborar una tabla de plazos de conservación documental de la Hacienda Pública de la República de Costa Rica y su fiscalización, por medio de la identificación de procesos, marco referencial y mejora continua, utilizando la metodología de macrovaloración documental del archivista canadiense Terry Cook. La macrovaloración documental pretende vincular los procesos, estructura de gobierno, ciudadanía y los “mejores” documentos que deben de conservarse de forma permanente, según su valor social para el país. Se utiliza una metodología de 5 pasos: (1) investigación de funciones, (2) investigación de estructura orgánica, (3) investigar sobre la interacción de las funciones institucionales con la sociedad, (4) formular una hipótesis para determinar los “mejores” documentos a conservar, que a su vez consta de 10 criterios que deben evaluarse, (5) confrontar y confirmar la hipótesis. Se utilizaron los siguientes instrumentos: estudio contextual, identificador del sujeto producto de documentos, índice de normativa, identificación del proceso, cuadro de procedencias, niveles de procesos, caracterización de los procesos, mapas de procesos, cuadro relacional de procesos, actores y documentos, repertorio de series documentales, aplicación de los criterios de Terry Cook, subcompuesto por: normativa producto del proceso, órganos colegiados relacionados, relaciones entre actores...
Modelo para la implementación de un sistema de gestión para los documentos basado en la norma ISO 30301:2011 en los Ministerios del Poder Ejecutivo costarricense
(2019) Durán Carrión, Set; Nuñez Ceciliano, Alejandra; Bermúdez Muñoz, María Teresa
Hoy en día la calidad forma parte fundamental de las organizaciones, ya que no solo permite el crecimiento de las diferentes áreas institucionales, sino también el replanteamiento de sus funciones con un enfoque de procesos, para el correcto desenvolvimiento de la gestión corporativa. El diseño de una propuesta, que sirva como modelo para la implementación de la Norma ISO 30301:2011 en Costa Rica, será la respuesta a la búsqueda de la calidad que existe en el ámbito nacional, pues permitirá que la gestión de documentos se realice a partir de los mismos criterios que establece la gestión de la calidad para cualquier actividad institucional o empresarial. En la norma ISO 30301:2011 se detallan los diferentes ¿requisitos¿ que deben cumplir los sistemas de gestión para documentos de las instituciones, pero no profundiza en la manera especifica y operativa en que debe realizarse, es por esto que se desarrolló este modelo de un sistema de gestión para documentos, mediante el cual la aplicación de la norma permitirá a los diferentes ministerios del Poder Ejecutivo costarricense hacer un cambio de enfoque en la gestión de documentos, es decir que sea certificable, basado en la gestión de la calidad. Por lo que uno de los objetivos de esta investigación fue realizar un diagnóstico general y otro diagnóstico específico, para conocer la situación actual de la gestión de documentos en los ministerios del Poder Ejecutivo costarricense, con el fin de contextualizar las prácticas archivísticas que se llevan a cabo. Este diagnóstico es un análisis de los resultados, basado en la tabulación de los datos obtenidos en las fuentes de información consultadas, a partir de los cuestionarios que fueron aplicados en los ministerios y el cruce con información extraída del estudio de los informes de inspección que realiza la Dirección General del Archivo Nacional, y los resultados del Índice de Gestión Institucional-IGI, de la Contraloría...
Propuesta de conformación del expediente personal para las instituciones adscritas al régimen del Servicio Civil
(2019) Marín Vega, Kenneth; Rodríguez Madrigal, Karen; Bermúdez Muñoz, María Teresa
La Dirección General del Servicio Civil como ente rector del Régimen del Servicio Civil, emitió en el año 2005 una circular en la cual propone que la conformación del expediente personal debe realizarse en cuatro apartados. Sin embargo, en el año 2016, tomando en consideración el voto 0056-2015 del Tribunal Contencioso Administrativo, indica que el expediente personal debe conformarse en un solo tracto, con estricta ordenación cronológica y con foliatura única. A raíz de lo anterior se dio una serie de intercambios de conocimientos entre la Comisión de Jefes y Encargados de Archivos Públicos de Costa Rica y la Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica, con el fin de determinar cuál debía ser la correcta conformación del expediente personal, obteniendo como resultado la emisión de la circular 27-2016 del Archivo Nacional, en la cual se determinó en concordancia con el Servicio Civil, que el expediente personal se debía gestionar como expediente administrativo, siendo lo anterior un tema repetitivo y basado en la normativa citada. Por esta razón, se consideró necesario realizar un análisis de las funciones para determinar los procesos de la gestión del empleo público en el Servicio Civil que permitiera establecer, desde la perspectiva jurídica, administrativa y archivística cuál debe ser la correcta conformación del expediente personal emitiendo a partir de dicho análisis, una propuesta de conformación desde la apertura del expediente hasta el cierre incluyendo la disposición del mismo.
Propuesta de un modelo de requisitos archivísticos para un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) en Costa Rica
(2014) Montero Paniagua, Carlos Eduardo; Granados Peraza, Nancy María; Cedeño Molina, Rafael Alonso; Guevara Acón, Gabriela; Bermúdez Muñoz, María Teresa
La falta de criterio archivístico en el desarrollo de diversas aplicaciones informáticas, para la gestión de los documentos electrónicos, se dan sin seguir un modelo nacional que establezca los requisitos mínimos a cumplir para Ja gestión de manera normal izada e interoperable, resultando documentos que no cumplen con su condición de autenticidad, integridad, fiabilidad y usabilidad. La normativa nacional regula la gestión de los documentos dispuestos en diferentes soportes para Ja administración dentro del sistema nacional de archivos, y regula el uso de documentos electrónicos firmados digitalmente por la administración pública, pero su alcance es limitado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos de archivo de manera sistematizada. La rectoría del Sistema Nacional de Archivos y la formación académica no han proporcionado los mecanismos y herramientas que le permitan a los archivistas y al personal involucrado sistematizar y normalizar la gestión de los documentos electrónicos. Por tanto, ¿cuáles son los requisitos archivisticos para un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo? La identificación de los requisitos archivísticos propuestos en la presente investigación implicó un análisis comparativo entre las normas y modelos internacionales seleccionados que tratan sobre sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivos (SGDEA), logrando proponer un modelo de requisitos archivísticos adaptado a la realidad costarricense que contemple la captura, clasificación, descripción, acceso y seguridad, evaluación, conservación, trazabilidad, administración del sistema, y metadatos. El modelo de requts1tos archivísticos establece que la captura en un SGDEA, incluye la incorporación y registro de documentos en procura de mantener durante el tiempo que se requiera su contexto administrativo-legal, su relación con los demás documentos capturados por el sistema y la ejecución de las acciones...
Propuesta de un modelo general de clasificación de documentos por procesos para el sector público de Costa Rica
(2023) Arias Soto, Gabriela María; Elizondo Sánchez, Diana; Bermúdez Muñoz, María Teresa
Con el surgimiento de las normas ISO en materia de calidad, principalmente con la familia de las normas ISO 9000, y la importancia que estas han tomado en las instituciones, se han producido cambios en la forma de administrar, tanto de instituciones públicas como privadas; pasando de un modelo administrativo basado en la estructura orgánico-funcional a uno por procesos, el cual ha generado una nueva forma de clasificar los documentos: clasificación archivística por procesos. No obstante, las exigencias de clasificación de documentos por procesos no se han logrado satisfacer, las instituciones del Sector Público de Costa Rica continúan implementando sistemas de clasificación tradicionales como lo es el orgánico y el orgánico funcional; además, se evidencia la falta de normalización en la clasificación de documentos, metodologías escasas y poco concisas sobre clasificación de documentos por procesos, así como el desconocimiento o desactualización de los archivistas sobre el enfoque a procesos. Por consiguiente, se crea la ¿Propuesta de un Modelo general de clasificación de documentos por procesos en el Sector Público de Costa Rica¿ con el propósito de contribuir con el desarrollo normalizado de la clasificación de documentos por procesos en las instituciones del Sector Público Costarricense y alinear los procesos archivísticos con las necesidades administrativas actuales, ya que el implementar cuadros de clasificación de documentos rígidos y desactualizados, que no responden al modelo administrativo actual, podría ocasionar que existan documentos desorganizados, pérdida de información vital para el funcionamiento de la organización, violación al derecho de acceso a la información y menor eficacia y eficiencia en los procesos institucionales. La clasificación de documentos por procesos viene a superar estas deficiencias, ya que un cuadro de clasificación bajo este sistema permite disponer de forma eficiente...
Propuesta de un modelo teórico metodológico para el funcionamiento de archivos de gestión centralizados: el caso de la administración superior de la Universidad de Costa Rica
(2012) González González, Cindy; Villalobos Vargas, Karla; Bermúdez Muñoz, María Teresa
En este proyecto de investigación se propone un modelo para el funcionamiento de archivos de gestión centralizados, en los que se conjuga el quehacer de la administración y los procesos archivísticos, para ello, se analiza su surgimiento y fundamentos, estudiando el caso de la administración superior de la Universidad de Costa Rica. El fin principal de esta investigación es dar a conocer la importancia, funcionamiento y características de los archivos de gestión centralizados en unidades administrativas complejas, como resultado de la interacción de la gestión administrativa y la gestión documental. Instituciones como la Universidad de Costa Rica (UCR) han tenido la iniciativa de crear unidades específicas para la administración de los documentos que forman parte más de la estructura de la organización, y van más allá de ser un conjunto de documentos custodiados en un archivador de cuatro gavetas, ya que no sólo requiere de un profesional en el campo de los archivos sino también de recursos materiales y tecnológicos necesarios para su desempeño, y su función principal radica en la centralización, gestión documental y administración del total de los documentos producidos y recibidos. Sin embargo, en la teoría archivística no existe la definición y caracterización de estos archivos, ya que solamente se plantea y teoriza sobre los archivos de gestión, central, intermedio e histórico; no obstante, es una práctica que se ha dado en la administración superior de la UCR. Para el alcance de los objetivos se realizó un análisis de los datos recolectados a través de las técnicas de análisis documental, observación y entrevista que fueron aplicadas a las jefaturas administrativas y a los encargados de cada unidad de archivo de la administración superior de la Universidad de Costa Rica, el Consejo Universitario, la Rectoría, la Vicerrectoría de Administración, la Vicerrectoría de Acción Social, la Vicerrectoría....
Tabla de plazos por procesos para Oficina de Bienestar y Salud de la Universidad de Costa Rica.
(2021) Rojas Salas, Kimberly Paola; Bermúdez Muñoz, María Teresa
La presente práctica dirigida consistió en la confección de una tabla de plazos para la Oficina de Bienestar y Salud (OBS) de la Universidad de Costa Rica, con el objetivo de que la oficina pudiera evitar el deterioro prematuro y la eliminación de aquellos documentos con valor científico cultural y promover por su parte, la no acumulación de documentos que ya cumplieron su vigencia administrativa- legal. La OBS tiene antecedentes desde 1952 con la creación y funcionamiento del Departamento de Bienestar y Orientación Estudiantil, a partir de ese momento la Universidad le ha ido delegando funciones en lo concerniente a la salud y al bienestar integral, primeramente, de los estudiantes y con el tiempo también del personal administrativo y docente por medio de la medicina de empresa. De esta manera, el objetivo principal de esta práctica fue conocer a profundidad el marco reglamentario y las funciones que han sido designadas a la OBS, para poder identificar los procesos y series documentales que intervienen en el quehacer de cada una de las unidades. Para este análisis fue necesario utilizar como guía el Informe Técnico UNE-ISO/TR 26122 IN: Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos, con la finalidad de poder determinar los requisitos para la creación, incorporación y control de los documentos. Al realizar dicho análisis se logró identificar que el quehacer de la OBS corresponde a la Gestión del Bienestar y la Salud el cual se enmarca dentro del macroproceso “administrativo”, sus procesos sustantivos están relacionados con la Promoción de Salud, Prevención de la Enfermedad y Atención de la Enfermedad mediante 8 subprocesos que son los siguientes: 1. Control sobre la salud 2. Gestión de prácticas deportivas 3. Gestión de prácticas recreativas 4. Gestión de prácticas artísticas 5. Gestión de la salud ocupacional 6. Gestión del riesgo institucional y reducción de los desastres...